Comment organiser vos activités d’intégration?

Les règles s’appliquant à l’Université Laval sont aussi en vigueur lorsque vous organisez des activités d’intégration. Voici les lignes directrices à suivre:

• viser à développer le sentiment d’appartenance
• accélérer la connaissance des ressources de la faculté, du département ou de l’école
• encourager la rencontre des professeurs et des étudiants des années antérieures
• faciliter la connaissance du campus
• faciliter le développement de l’entraide
• stimuler la connaissance des pairs

Vos activités d’intégration doivent obligatoirement se dérouler entre le mardi 3 septembre et le vendredi 6 septembre 2024 inclusivement.

Cinq étapes à suivre pour organiser vos activités d’intégration

1. Créer votre comité organisateur
   Votre association étudiante doit former son comité organisateur des activités d’intégration. Un étudiant doit être responsable de ce comité. Une fois le comité formé, vous devez transmettre le nom et les coordonnées de tous les membres en remplissant le formulaire électronique Transmission des coordonnées du comité organisateur. Il sera acheminé aux membres du Comité des activités d’intégration.
2. Rencontrer le doyen de votre faculté ou son représentant
   Le Comité des activités d’intégration vous conseille fortement de rencontrer le doyen de votre faculté ou son représentant pour discuter de la conformité de vos activités.
3. Transmettre votre projet d’activités au doyen de votre faculté et au Comité des activités d’intégration
   Votre projet d’activités doit être conforme aux règles de l’Université avant d’être transmis aux nouveaux étudiants. C’est pourquoi vous êtes invités à le transmettre au doyen de votre faculté et au Comité des activités d’intégration via le formulaire électronique Transmission du projet des activités. Veuillez noter que le comité des activités d’intégration n’est pas responsable des autorisations. Toutefois, des avis ou recommandations pourraient être émis par celui-ci au besoin.
4. Envoyer l’information sur vos activités d’intégration aux nouveaux étudiants
   Vous pouvez transmettre vos activités d’intégration aux nouveaux étudiants par courriel. Demandez la liste des membres de votre association.
5. Suivre la formation obligatoire de prévention des activités à connotation sexuelle dans les activités d’intégration
   La formation, en collaboration avec le Collectif social, d’une durée de deux heures sera offerte aux dates suivantes:

• Lundi 13 mai: 15h30 et 19h
• Mardi 14 mai: 12h et 16h
• Mercredi 28 août: 14h et 18h
• Jeudi 29 août: 10h, 14h et 18h
• Vendredi 30 août: 10h, 14h et 18h
• Samedi 31 août: 10h et 13h30

L’inscription s’effectuera au moyen d’un formulaire en ligne qui sera envoyé à votre association étudiante environ trois semaines avant la première date de formation. Le lieu de la formation vous sera transmis après votre inscription.

À consulter avant l’élaboration de votre projet

Prenez connaissance de:

• Guide à l’intention des associations étudiantes organisant des activités d’intégration (PDF)
  Préparé par la Direction des services aux étudiants (DSE), il décrit de manière détaillée tout ce qui englobe l’organisation des activités d’intégration.
• Document d’information à l’intention des facultés pour la rentrée 2023 (PDF)
  Préparé par la Direction des services aux étudiants (DSE), il décrit de manière détaillée tout ce qui englobe les activités d’intégration.

Politiques et règlements à respecter

Toutes les politiques ainsi que tous les règlements demeurent en vigueur pendant la rentrée universitaire. Voici ceux qui devraient retenir votre attention:

• Politique d’accueil, d’encadrement et d’intégration des étudiants (PDF)
• Politique encadrant l’usage du cannabis à l’Université Laval (PDF)
• Politique pour prévenir et combattre les violences à caractère sexuel à l’Université Laval (PDF)
• Règlement disciplinaire à l’intention des étudiants et des étudiantes de l’Université Laval (en particulier la section relative au bon ordre: article 33 et suivants) (PDF)
• Règlement pour contrer et prévenir le harcèlement à l’Université Laval (PDF)
• Règlement relatif aux activités avec consommation d’alcool (PDF)
• Règlement sur la distribution, la vente, la sollicitation et l’affichage à l’Université Laval (PDF)
• Règlement sur l’utilisation du nom, des armoiries, de l’identification institutionnelle et du blason de l’Université Laval (PDF)

Assurance responsabilité civile

Lorsque vous organisez vos activités d’intégration, assurez-vous de détenir une assurance responsabilité civile. Elle vous protégera contre tout dommage pouvant être causé aux personnes qui participeront à vos activités.

Pour obtenir une telle couverture, votre association étudiante doit détenir le statut d’organisme à but non lucratif (OBNL). Pour plus de détails concernant votre responsabilité civile, consultez la note de service (PDF) de l’Université Laval à ce sujet.

Ajoutez le logo «Sans oui, c’est non!» à vos éléments promotionnels

Le Comité sur les activités d’intégration vous recommande fortement d’ajouter le logo de la campagne «Sans oui, c’est non!» à votre matériel promotionnel (t-shirt des organisateurs et des participants) afin de témoigner de votre engagement.

L’utilisation du logo «Sans oui, c’est non!» sur le matériel promotionnel de vos activités d’intégration est un symbole que vous avez suivi la formation et que vous adhérez au mouvement pour la prévention des violences à caractère sexuel. L’utilisation du logo vous engage à suivre la formation offerte.

Pour obtenir le logo ainsi que des éléments promotionnels de la campagne, communiquez avec Cindy Harquail de la Direction des services aux étudiants.