Comment organiser vos activités d’intégration?

Les règles s’appliquant à l’Université Laval sont aussi en vigueur lorsque vous organisez des activités d’intégration. Voici les lignes directrices à suivre:

  • viser à développer le sentiment d’appartenance;
  • accélérer la connaissance des ressources de la faculté, du département ou de l’école;
  • encourager la rencontre des professeurs et des étudiants des années antérieures;
  • faciliter la connaissance du campus;
  • faciliter le développement de l’entraide;
  • stimuler la connaissance des pairs.

Vos activités d’intégration doivent se dérouler entre le mardi 6 et le vendredi 9 septembre inclusivement. Aucune activité et aucun regroupement ne sera permis sur le campus les fins de semaines qui précéderont (3,4 et 5 septembre) et suivront (10 et 11 septembre) la rentrée.

Quatre étapes à suivre pour organiser vos activités d’intégration

  1. Créer votre comité organisateur
    Votre association étudiante doit former son comité organisateur des activités d’intégration. Un étudiant doit être responsable de ce comité. Une fois le comité formé, vous devez transmettre le nom et les coordonnées de tous les membres en remplissant le formulaire électronique Transmission des coordonnées du comité organisateur. Il sera acheminé aux membres du Comité des activités d’intégration.
  2. Rencontrer le doyen de votre faculté ou son représentant
    Le Comité des activités d’intégration vous conseille fortement de rencontrer le doyen de votre faculté ou son représentant pour discuter de la conformité de vos activités.
  3. Transmettre votre projet d’activités au doyen de votre faculté et au Comité des activités d’intégration
    Votre projet d’activités doit être conforme aux règles de l’Université avant d’être transmis aux nouveaux étudiants. C’est pourquoi vous êtes invités à le transmettre au doyen de votre faculté et au Comité des activités d’intégration via le formulaire électronique Transmission du projet des activités. Veuillez noter que le comité des activités d’intégration n’est pas responsable des autorisations. Toutefois, des avis ou recommandations pourraient être émis par celui-ci au besoin.
  4. Envoyer l’information sur vos activités d’intégration aux nouveaux étudiants
    Pour transmettre vos activités d’intégration aux nouveaux étudiants, vous pouvez envoyer l’information via:
  • un courriel envoyé par les listes des associations étudiantes
  • un envoi postal par le secrétariat de votre faculté
  • un envoi postal par votre association étudiante

À consulter avant l’élaboration de votre projet

Prenez connaissance de:

Règlements à respecter

Tous les règlements demeurent en vigueur pendant la rentrée universitaire. Voici ceux qui devraient retenir votre attention:

Activités extérieures

Si vous organisez une activité sur un des terrains extérieurs de l’Université Laval, prévoyez-le. Réservez l’espace extérieur que vous voulez utiliser en communiquant avec le Bureau des événements campus (BEC) au 418 656-2740.

Activités avec vente ou consommation d’alcool

Toute vente ou consommation d’alcool sur le campus est interdite avant 17h (sauf dans les endroits désignés comme le PUB universitaire). Si vous prévoyez en vendre ou en consommer après 17h, il faut vous prémunir d’un permis.

Assurance responsabilité civile

Lorsque vous organisez vos activités d’intégration, assurez-vous de détenir une assurance responsabilité civile. Elle vous protégera contre tout dommage pouvant être causé aux personnes qui participeront à vos activités.

Pour obtenir une telle couverture, votre association étudiante doit détenir le statut d’organisme à but non lucratif (OBNL). Pour plus de détails concernant votre responsabilité civile, consultez la note de service (PDF) de l’Université Laval à ce sujet.

Ajoutez le logo «Sans oui, c’est non!» à vos éléments promotionnels

Vignette 2 de la campagne «Sans oui, c'est non!»Le Comité sur les activités d’intégration vous recommande fortement d’ajouter le logo de la campagne «Sans oui, c’est non!» à votre matériel promotionnel (t-shirt des organisateurs et des participants) afin de témoigner de votre engagement.

Pour obtenir le logo ainsi que des éléments promotionnels de la campagne, communiquez avec Aubert Caron-Guillemette de la CADEUL ou Cindy Harquail de la Direction des services aux étudiants.

 

Formulaire de transmission des coordonnées du comité organisateur

Formulaire de transmission du projet des activités

Activités d'intégration - Formulaire de transmission du projet des activités

  • Ce formulaire permet de vérifier la conformité de la programmation des activités d'intégration planifiées par votre association étudiante.

    Le contenu du formulaire sera acheminé au doyen de votre faculté, à votre association étudiante, à la Direction des services aux étudiants (DSE), au Service de sécurité et de prévention (SSP) et à la CADEUL.

    Après avoir reçu avis des représentants énumérés ci-dessus, vous pourrez acheminer vos documents aux nouveaux étudiants.

    Les champs avec un astérisque sont obligatoires.

  • Identification de l'association

  • Documents acheminés aux nouveaux étudiants

  • Autres documents qui ne seront pas acheminés aux nouveaux étudiants

  • Veuillez joindre la liste des activités. Cette liste doit inclure les
    éléments suivants pour chaque activité programmée:

    • Nom de l'activité
    • Objectifs de cette activité
    • Description de l'activité
    • Date et heure de l'activité
    • Description du matériel que chaque participant doit fournir pour
      cette activité
    • Dans l'éventualité où le responsable identifié pour les activités
      ne
      serait pas sur place, le nom et le numéro de téléphone cellulaire d'une
      autre personne présente.

  • Contribution des participants

  • Préciser si une partie du matériel ou de la contribution ne revient pas entièrement aux nouveaux étudiants.
  • Activités avec consommation d'alcool

  • Décrire les moyens que vous avez pris pour assurer une consommation responsable. Si aucune boisson alcoolique ne sera servie ou vendue inscrire «Ne s'applique pas».
  • Inscrire le nombre de personnes (soit de votre comité, soit d'un service d'ordre externe à l'association). Inscrire 0 si vos activités ne prévoient pas la consommation d'alcool.
  • Activités à l'extérieur du campus

  • Inscrire les lieux externes à raison d'un lieu par ligne.
  • Inscrire les coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone de chaque lieu identifié).
  • Inscrire pour chaque lieu le nom du propriétaire ou du responsable.
  • Décrire les moyens de transports (et horaires) utilisés pour se rendre ou revenir des lieux externes.

Information
Cindy Harquail
418 656-2131, poste 8851
cindy.harquail@dse.ulaval.ca